Vi ville veta mer om hur det funkar vid rekrytering av chefer till myndigheter. Är rekryteringarna av myndighetschefer fokuserade på kompetens eller kompisrelationer? Nyfikna begärde vi ut lite information för att se om det är bra rekryteringsdesign i staten.

Faktiskt så ska rekrytering av myndighetschefer följa grundlagen.
Det här säger vår grundlag (Regeringsformen) om krav på urvalet vid anställning till staten.

”5 § Arbetstagare vid förvaltningsmyndigheter som lyder under regeringen anställs av regeringen eller av den myndighet som regeringen bestämmer. Vid beslut om statliga anställningar ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom förtjänst och skicklighet. Lag (2010:1408).” (RF Kap 12)

Kammarkollegiet förtydligar vad som menas med förtjänst och skicklighet på sin webb (08 mars 2017):

”Skickligheten är viktigast om det inte finns särskilda skäl för något annat. Förtjänst betyder oftast den erfarenhet den sökande fått genom tidigare anställning. Skicklighet är hur lämplig den sökande är för anställningen. Myndigheten gör en helhetsbedömning av bland annat; teoretisk och praktisk utbildning
personliga egenskaper, andra kunskaper och erfarenheter från offentlig eller privat verksamhet.”

Kompetens = Skicklighet och förtjänst?

Skicklighet och förtjänst kan ses som en form av kompetensdefinition. Jämför gärna med Per Erik Ellströms definition av kompetens.

”…en individs potentiella handlingsförmåga i relation till en viss uppgift,
situation eller kontext. Närmare bestämt förmågan att framgångsrikt
(enligt egna eller andras kriterier) utföra ett arbete, inklusive
förmågan att identifiera, utnyttja och, om möjligt, utvidga
det tolknings-, handlings- och värderingsutrymme som arbetet
erbjuder.” (Ellström, 1992. Kompetens, utbildning och lärande i arbetslivet. Problem, begrepp och teoretiska perspektiv).

Ellström tydliggör skillnader på formell kompetens (såsom tex utbildning) och reell kompetens även kallad faktisk kompetens som är något du förvärvar genom ständigt lärande. Kompetensdiskussionen är viktigt för att förstå kravet på kompetens som ett jobb kräver, sk kvalifikation. Och ibland nyttjas bara en liten del i jobbet. Det här sättet att se på kompetens ser jag som mer relevant att utgå från än såsom en del i rekryteringsbranschen som fastnar i att kompetens bara handlar om personlighetsdrag som kan mätas med ett test. Istället att just potentialen för att utföra ett arbete, dvs den som är bäst lämpad för att göra ett arbete, utgör en intressant jämförelse med kraven på skicklighet och förtjänst i statliga rekryteringar. Framförallt på chefsnivå.

Historiskt i Sverige hade adeln företräde till tjänster i att leda förvaltningen av Sverige, dvs myndigheterna. Successivt, sedan Gustav III tid,  har adelns privilegier avskaffats och ett ökat fokus på att kunskap ska styra Sverige har har blivit tydligare i Regeringsformen (som uppdaterats flera gånger bla  1772, 1809 och 1974).

Regeringens chefspolicy för myndighetschefer

Regeringen har även gjort förtydliganden på kravställandet inför rekryteringar av myndighetschefer i Regeringen chefspolicy för myndighetschefer .

Där görs det extra tydligt att rekryteringar :  ”…ska präglas av förutsägbarhet,
öppenhet och spårbarhet.” Men kravet på ledarskap och kommunikationsförmåga tydliggörs också.

Vid statliga utnämningar ska avseende fästas endast vid sakliga grunder, såsom
förtjänst och skicklighet. Regeringens utnämningspolitik ska präglas av förutsägbarhet,
öppenhet och spårbarhet.”

Varje rekrytering av en statlig myndighetschef ska göras med utgångspunkt i en
kravprofil. Kravprofilen ska innehålla krav på vad gäller dokumenterat god ledarskapsförmåga
och god kommunikativ förmåga samt de särskilda krav som ställs
på ledaren för den specifika myndigheten.” (Regeringens chefspolicy för myndighetschefer)

Bra säger vi som jobbar med rekrytering! En ambition att sätta kompetens först. Vi begärde ut kravprofilen från rekryteringen av myndighetschefen för MSB för att se hur det såg ut i det specifika fallet.

Kravprofilen för generaldirektör MSB, var väl genomarbetad. Verksamhet och ledning beskrevs tydligt, ekonomi och personalläge sammanfattades samt utgångspunkt för rekryteringen. Utmaningar och aktuella frågor lyftes också fram.

Kraven för tjänsten som myndighetschef tydliggjordes med relativt övergripande skall-krav: tex Akademisk examen eller motsvarande, Dokumenterat god chef och ledare, Erfarenhet av strategiskt förändrings- och utvecklingsarbete på ledningsnivå. (Läs den fullständiga kravprofilen för rollen som myndighetschef MSB)
Dessutom definierade ett antal förmågor: tex ”Styra och leda myndigheten med fokus på verksamhet och resultat.”
Det sågs som meriterande av tidigare arbetat som myndighetschef, eller att ha kunskap om försvarsmakten, eller arbete inom myndighetens ansvarsområde.
Kvalifikationerna måste ändå bedömas som relativt öppna och borde kunna de relativt många kvalificerade kandidater.

Ingenstans tydliggjordes hur förmågor, erfarenheter, kommunikation eller ledarskap skulle bedömas.
Därför begärde vi även att få ta del av vilka steg rekryteringsprocessen hade haft.

”Jag vill få veta vilken rekryteringsprocess som använts i denna rekrytering. Dvs vilka steg som processen innehållit för att attrahera och välja ut den som bäst lämpar sig för rollen. I den informationen vill jag veta vilka metoder som använts för att bedöma kandidaternas skicklighet och förtjänst som möter kraven i kravprofilen. ”

Vi fick svaret:
”Vad avser din fråga i den första punkten gällande vilken process som användes vid rekryteringen av den nye myndighetschefen för MSB bedömdes kandidaterna gentemot kravprofilen utifrån granskning av CV och i vissa fall intervju. Gallring utifrån antalet tjänsteår, begåvningstest, personlighetstest eller annan assessmenttjänst genomfördes inte.”

Vi vet alltså att alla CV verkar ha granskats. Och efter ett urval gjorde sedan intervju. På hur många och hur det vet vi inte.

Svårigheter att få ut information

Vår fråga om att ta del av information skickades den 3:e april 2018. Då frågade vi efter att ta del av:
– Upprättad kravprofil
– Beskrivning av fastställd rekryteringsprocess
– Antal ansökningar, andel kvinnor och män angivet
– Andel kvalificerade ansökningar, dvs hur många procent av ansökningarna som bedömts som kvalificerade.

Vi fick fråga om flera gånger och göra flera förtydliganden om vilken typ av information vi efterfrågade. I flera tillfällen hänvisades till sekretess enligt 39 kap. 5b § offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Denna paragraf utgör ett identitetsskydd för de som söker roller som myndighetschef. Om identiteter riskerar att röjas på de som sökt rollen genom att lämna ut det vi frågat efter ska sekretess fortsatt gälla.

5 b § Sekretess gäller i ärende om anställning av myndighetschef vid en förvaltningsmyndighet som lyder omedelbart under regeringen för uppgift som lämnar eller kan bidra till upplysning om en enskild kandidats identitet, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider men. (39 Kap. offentlighets och sekretesslagen 2009:400)

Det var lätt att få ta del av kravprofil och antalet ansökningar. Men resterande om hur skicklighet och förtjänst bedömts samt hur stor andel som bedömts som kvalificerade hade sekretess-skyddats. Vi ansåg annorlunda eftersom att vi efterfrågade en siffra, en andel och bad om en prövning av beslutet.

Regeringen avslog vår ansökan om ta del av information. Men denna gång med annan motivering. Det finns ingen information att lämna ut. Ingenstans har det dokumenterats om hur ansökningarna bedömdes mot kravprofilen. (Läs Regeringsbeslutet).

Men återigen fick vi svart på vitt – urvalet hade baserats på att gallra CV. En metod som har låg prognosförmåga, 0.18 om urvalet görs på år av erfarenhet. En ostrukturerad intervju av alla hade höjt prognosförmågan till 0.34. (jmfr Smith, Hunter, 1998).

Sekretess om de som ansökt tjänsten – Urvalet.

Vi fick veta att 27 personer sökt tjänsten. Men hur stor andel av dessa som var kvinnor eller män belades med sekretess med hänvisning till att individers identitet kunde avslöjas. Med samma motivering fick vi inte veta hur stor andel av ansökningar som bedömdes som kvalificerade. Efter att vi ifrågasatt sekretessen av könsfördelningen fick vi veta att 7 personer var kvinnor. Men vi kan alltså inte bedöma hur kvalificerat urval rekryteringen hade.

Om vi känner till baskvoten då kan vi bedöma om urvalet kan förbättras med en bättre metod för urvalet. Det är därför alltid viktigt att ha koll på hur stor andel kvalificerade kandidater i urvalet du har. För de rekryteringar som har baskvot 0,3-0,5 så har förbättrade urvalsmetoder väldigt hög effekt. Men om vi har extremt få andel kvalificerade eller väldigt hög andel kvalificerade så påverkas inte sannolikheten att lyckas med urvalet.

Att bevaka hur stor andel kvalificerade företag lyckas attrahera vid rekryteringar ger dig även möjligheter utvärdera och utvärdera sättet att attrahera till tjänster, rekrytering och search-bolag, annonskanaler.

27 personer är få sökande för en så viktig roll. Mest effektivt för att få en bra rekrytering hade varit att hantera alla ansökningar på samma sätt. Då hade urvalskvoten blivit så låg som möjligt: UK=1/27=0,04.  (Läs gärna hur Anders Sjöbergs förklarar sambandet urvalskvot, baskvot)  Det skulle inneburit att alla skulle ha intervjuats.

Att göra urvalet mer rättvist

Om urvalet hade varit relativt kvalificerat, tex Baskvot 0.3 -0,5 så hade myndigheten med stor effektivitet kunna bedöma skicklighet och förtjänst med hjälp av ett generellt logiktest och ett personlighetsmått för att bedöma tex ledarskap och kommunikation. Alla sökande hade, oavsett CV, kunnat genomgå ett generellt logiktest och ett personlighetsformulär. På så sätt hade myndigheten kunna upptäcka potential hos fler som annars inte fått uppmärksamhet vid enbart CV granskning.

MSB övriga personal är nog vana vid att genomgår ett rigoröst förfarande innan anställning. Rekryteringsmyndigheten har uppdraget att göra erfarenhet av urvalstester i samband med rekryteringar åt bla MSB, Försvarsmakten, Polisen. Där testas  lämpligheten. Men det är tydligt inte samma förfarande vid rekrytering av myndighetschefen.

Vi inbjöds att prata med tjänstemän vid Regeringskansliet per telefon och fick veta att det inte finns en definierad enhetlig rekryteringsprocess som ska användas vid rekrytering av myndighetschefer. Det finns upphandlade leverantörer som kan göra assessment vid behov. Men det finns alltså inga metoder definierade för hur skicklighet och förtjänst ska bedömas.

Rekryteringsdesign i staten – godtycklig 

Bristande transparens
Hur regeringskansliet bedömt skicklighet och förtjänst hos alla sökande till rollen förblir oklart. Vi vet inte hur CV granskning och eventuell intervju genomfördes. Det är anmärkningsvärt att det inte finns en tydlig och enhetlig rekryteringsprocess vid rekrytering av myndighetschefer. Transparensen är bristande. Vid flera tillfällen fick vi dessutom frågan om varför vi ville få ut efterfrågad information. Dvs vad vi skulle använda den till.
Sekretessen förefaller ha använts även för att dölja att urvalet hanterats godtyckligt och inte enligt en tydlig process.

Otydlig bedömningsgrund av skicklighet och förtjänst

Det är otydligt hur skicklighet och förtjänst har bedömts i den här rekryteringen. Och det verkar som det är liknande med andra rekryteringar av myndighetschefer, eftersom vi för säkerhetsskull bad om att få ta del av hur andra rekryteringar genomförts. Det finns ingen definierad urvalsprocess. Det verkar inte heller finnas rutiner för att följa upp nyckeltal i rekryteringar som kan visa på kvalitet i urvalet utan att röja identitet hos sökanden.

Tydlig skärpning av kravprofilen

Det är dock tydligt, är att arbetsgivaren skärpt kraven på tidigare erfarenhet av att vara myndighetschef. Från att bara vara meriterande till att det behövs. Justitie- och inrikesministern, Morgan Johansson, tydliggjorde att kravet behövdes för att ”…återupprätta det civila försvaret för att på så sätt också förbättra samhällets krisberedskap.”.
När denna skärpning gjordes är oklart, eller om det är en efterhandskonstruktion för att legitimera beslutet.

Kompis eller kompetens?

Det är full möjligt att MSB får en bra myndighetschef men det oklart om hur skicklighet och förtjänst bedömdes eller om det var annat. Bristande transparens och otydlig bedömningsgrund gör att vi inte kan säga att denna rekrytering hade fokus på kompis eller kompetens.

Godtyckligheten i rekryteringen får mig att börja spekulera om det finns någon ny typ av förtur till ämbeten såsom myndighetschef. En ny typ av privilegier som sätter sig över prövning av skicklighet och förtjänst.

Varför gör vi det här?

Framförallt drivs vi av att göra saker bättre, att företag och myndigheter ska bli bättre på att attrahera och rekrytera. Vi vill också att skattemedel används effektivt och att våra myndigheter blir bra arbetsplatser, med bra ledare.

Vi är fullt övertygade om att det finns väldigt kompetenta tjänstemän inom Regeringskansliet som arbetar med rekrytering och urval. De gör sitt bästa oavsett vilken partifärg som sitter vid makten. De behöver ges bättre förutsättningar för att göra effektiva urval och bra rekryteringar, men ändå bibehålla ett skydd för identitet hos sökande. Det går om det finns vilja till förändring. Tack till er som delat information och gett oss insyn i hur det fungerar.

 

Källor:

Regeringskansliet, mail korresponsens och telefonsamtal under tiden 2018-04-03–2018-04-28

https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svar-pa-skriftlig-fraga/rekryteringen-av-msbs-nye-generaldirektor_H512691

https://www.regeringen.se/49bb4c/contentassets/6ed9986bed90427aae3f920d50a4cb22/regeringens-chefspolicy-for-myndighetschefer

https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/offentlighets–och-sekretesslag-2009400_sfs-2009-400

https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/kungorelse-1974152-om-beslutad-ny-regeringsform_sfs-1974-152

http://www.rekryteringsmyndigheten.se/om-rekryteringsmyndigheten/vart-uppdrag/

Ellström, 1992. Kompetens, utbildning och lärande i arbetslivet. Problem, begrepp och teoretiska perspektiv

Frank Smith, John Hunter, The Validity and Utility of Selection Methods in Personnel Psychology: Practical and Theoretical Implications of 85 Years of Research Findings,  Psychological Bulletin 1998, vol 124