Skärpning rekryterings-Sverige! Det är dags att ställa tydligare krav på kvalitet och kompetens hos de leverantörer ni anlitar och inte bara se till priset. Upphandling av tjänster där beställaren varken satt sig in i behovet eller hur krav och risker ska hanteras kan gå fel – väldigt fel. Transportstyrelsens IT-upphandling är ett exempel där beställarens kompetens inom det aktuella området inte räckte till för att säkerställa en god kvalitetsprocess. Rekryteringstjänster är inte något undantag när det gäller upphandling, det krävs beställarkompetens. Att bara upphandla rekryteringsleverantörer utifrån pris-kriterium blir inte billigast i längden, det blir slöseri med de egna eller skattebetalarnas pengar om det blir fel tjänstinnehåll eller låg leverans.

Att göra en noggrann analys av vilka behov verksamheten har inom rekrytering och kompetensförsörjning skapar en mycket god grund för att på kort och lång sikt få utväxling av de resurser man investerar i på området. Speciellt i digitaliseringens tidevarv, då effektiviseringarna kan bli stora med rätt typ av verktygsstöd.

Efter 15 års arbete inom rekrytering kommer så här några tankar om beställarkompetens, och hur man med relativt enkla medel kan säkerställa goda rutiner i upphandlingsarbete. Det händer ganska ofta att jag och mina kollegor får höra synpunkter om upphandlade rekryteringsföretag som inte levererar. Det finns bättre och sämre konsulter och företag i rekryteringsbranschen. Beställarkompetens kan bidra till att bättre välja de som behövs.

Lagen om Offentlig Upphandling – LOU kan upplevas som ineffektiv i sin uppbyggnad även om syftet är rättvis konkurrens. Jag har själv jobbat i framgångsrika rekryteringsföretag där vi prioriterat anbud mot privat sektor istället för anbud inom LOU bara för att det går snabbare. Men även för att kvalitet inte har värderats lika högt som ett lågt pris. Jag har själv suttit på myndighetssidan som sakkunnig för att specificera tjänsteinnehåll och senare i urvalet uppleva – att fel anbud vann. Oftast på grund av att vi formulerat kraven fel, otydligt eller inte kunnat ställa de krav vi skulle gjort om det hade varit för ett privat företag.

Upphandlingsjurister på myndigheter är duktiga på att säkerställa att lagar och processer följs, men det är faktiskt du som beställare som ansvarar för att sätta dig in i vad som ska upphandlas. Samt hur kvalitet inom området kan bedömas; vilka utfall och risker som kan bli följden av olika formulerade krav i förfrågningsunderlag(FFU); effekter på urvalet av olika förfaranden; eller olika former av struktur i upphandlingsunderlaget.

Vem styr krav på kvalitet i rekryteringsbranschen och rättvis konkurrens?

När det gäller att utveckla offentlig upphandling av rekryteringstjänster saknas en tydlig aktör i Sverige – det är upp till dig som beställare att själv kvalitetssäkra din process. ALMEGA Bemanningsföretagen driver inte frågan – där står kollektivavtalet i fokus. SKL Kommentus har tyvärr inte bidragit med något ljus i mörkret – snarare förstärkt prispress och minskat insynen i utvärdering av hur upphandlade aktörer sköter sig. (De omfattas inte av TF offentlighetsprincipen som om kommuner själva hade utvärderat sina upphandlade leverantörer.)

Vad kan du som beställare göra?

Kopiera inte bara en annan myndighets FFU med skall- och börkrav utan att ha satt dig in i vad de betyder. Men ladda gärna ned och studera dem. Gör en jämförelse mellan utfallet av upphandlingen och huruvida de tilldelade leverantörerna levererat den kvalitet som efterfrågats i upphandlingen. Läs på om de tjänster du upphandlar samt vilka standards och certifieringar som finns. För även om du jobbat länge inom HR kan du behöva uppdatera dig för att kunna ställa relevanta kvalitetskrav.

En uppfräschning av stödet som ges i LOA (lagen om offentlig anställning) rekommenderas.

Du behöver säkerställa att du har beställarkompetens. Ta annars hjälp för att uppdatera dig. Ta lärdom av andra beställare i andra kommuner, där ni kan dela erfarenheter. Ett område som ständigt kräver att man håller sig à jour är de lösningar och verktyg som utvecklas i digitala format, där såväl kvalitet och kostnader förändras i hög hastighet för närvarande. Det finns på så sätt stora möjligheter till besparingar och effektiviseringar om man väljer rätt typ av systemstöd när man moderniserar sina rekryteringsprocesser. Utan kunskap om verktygen kan det vara svårt att se skillnad mellan olika aktörers arbetssätt och leverans.

Även om myndigheter, tex kommuner, ofta saknar kvalitetsledningssystem så kan du hitta en hel del vägledning i tex ISO 10667 – en standard som visar på kravställning på både leverantör och beställare när det gäller tjänster inom rekrytering och urval.

Öka beställarkompetensen

Två kommuner som tog beställaransvaret på allvar var Nynäshamns kommun och Haninge kommun. De var båda inställda på att i upphandlingen fokusera mer på kvalitet än vad som gjorts tidigare. Båda kommunerna hade erfarenheter av leverantörer som inte räckte till. Under 2016 tog de hjälp för att uppdatera sina kunskaper om rekryteringstjänster, standards och certifieringar vilket gav helt nya perspektiv. Upphandlingsprocessen och skrivandet av FFU ägde de dock fortfarande helt själva. Det FFU som tagits fram arbetades om helt med en struktur inspirerat av ISO10667.

Tips till andra som planerar göra upphandling av rekryteringstjänster.

Gunilla Grönlund representerar beställarsidan HR i Nynäshamns kommun: ” Det är komplext och svårt att arbeta fram ett förfrågningsunderlag som sedan ska kunna utvärdera på ett optimalt sätt och undvika oseriösa leverantörers anbud. Jag lärde mig mycket i förarbetet om evidens, arbetspsykologisk testning, gamla och nya standards, certifieringar och metodik. Min främsta rekommendation är att arbeta utifrån en riktig projektmodell med förstudie om upphandlingsområdet och att alla i projektet läser in sig på standards och kvalitetskrav som kan användas.”

Åsa Rannberg från HR i Haninge kommun ger liknande tips: ”Säkerställ behovet så att vi handlar upp det som verksamheten behöver. Om ni är flera organisationer som gör ett gemensamt projekt – synka era gemensamma behov. Lägg tid på förstudien för att ta reda på hur marknaden ser ut och vad det är för slags upphandling du behöver göra och vilka krav som behövs ställas. Ha eventuellt träffar med några utvalda leverantörer för att få mer insyn i och kunskap om branschen, vilket hjälper dig att ställa relevanta krav.”

Sandra-Li Hellquist, var upphandlare på Södertörn upphandling i projektet. Hon lyfter också fram vikten av att förstå marknaden, tex med en marknadsanalys, för att kunna definiera och ställa krav. ”Det är viktigt att kunna definiera vad som innefattas i processer och tjänster.” Sandra-Li betonar även att komma ihåg att en tjänstebenämning kan betyda olika innehåll för olika leverantörer.

Formulering av krav och bedömning av anbud.

Åsa framhåller utmaningen i att hålla rätt nivå i uppställda krav. ”Vi vill ju upphandla det bästa, men ändå inte ställa orimliga krav. Det är också en utmaning i att vara tydlig utan att bli mångordig. Hur viktningen skulle göras av olika utvärderingskriterier var svårt –upphandlingsenheten blev ett viktigt stöd i det”

Hitta ett sätt att bedöma orimliga anbud. ”Vi försökte undvika prisupphandling, men i slutändan blev det nästan det i alla fall när vi inte förkastade anbud som klart var orimliga till pris och kvalitet.” berättar Gunilla.

Sandra-Li lyfter även fram utmaningen i att kravställa och värdera kompetens hos utförande konsulter. ”Det är viktigt att kravställa kompetens hos konsulterna, men inte bara genom formell utbildning utan att även godta gedigen arbetslivserfarenhet.” Sandra-Li påminner också om att i avtalen ska finna med kompetenskrav för tillkommande konsulter under avtalstiden och inte bra gälla vid upphandlingstillfället.

Tips till rekryteringsbolag för framtida anbud

Gunilla och Åsa ger även tips till rekryteringsbolag för framtiden. ”Var noga i genomläsningen av vad uppdragsgivare frågar efter i utvärderingskriterier och som helhet. Se till att i eventuellt efterfrågat material såsom t ex processbeskrivning beskriva momenten utifrån vad som frågats efter och använd om möjligt liknande ordbruk. Detta gör det lätt att stämma av mot vad beställaren efterfrågat”.
”Utgå från en tydlig modell. Sträva efter att jobba utifrån evidens och kompetensbaserat arbetssätt. Se till att man kan kommunicera denna på ett pedagogiskt sätt. Läs frågeställningarna, svara utförligt och konkret på frågorna samt ta med underlag som stödjer texten. Om du arbetar efter kvalitet och evidensbaserade metoder måste du kunna visa på detta. Utvecklar man sin affärsidé i den här andan kommer man att få fler affärer.”

Fortsatt diskussion om upphandling av rekryteringstjänster.
I tidigare upphandlingar har tex Göteborg och Huddinge tagit nya initiativ i upphandlingar mot kvalitet. Haninge och Nynäshamns kommuner höjde definitivt ribban i genomförd upphandling, bra jobbat av Sandra, Åsa och Gunilla m.fl.  Det finns säkert saker som kunde varit än mer tydliga eller bättre formulerade och bättre viktade. Men det är ett välskrivet och genomtänkt underlag baserat på beställarkompetens och inspirerat av ISO10667.

Om du också vill påverka kvalitetsfokuset i upphandlingar, börja ställ krav och fråga efter standard och certifieringar.  De rekryteringsföretag som certifierar sig kommer att skilja sig från mängden. Efterfrågas certifiering och standards mer – då finns det fler företag som ser nyttan med certifieringar. Sverige är värda bra leverantörer för våra skattepengar och vi kan få det genom bättre beställarkompetens.

Är du nyfiken på hur du kan höja din beställarkompetens kontakta oss på WeCompose.